A jó check-in és check-out rendszer ezt a bizonytalanságot szünteti meg. Ha ugyanazokat az adatokat és ugyanazokat a képeket minden bérlés elején és végén rögzíted, sokkal kevesebb hely marad a vitának.
Mit dokumentálj még a bérlés előtt?
Mielőtt az autó elérhetővé válik a következő bérlő számára, érdemes neked is rendszeresen ellenőrizni az állapotát. Nem szükséges minden bérlés előtt teljes körű műszaki vizsgálatot végezni, de legyen egy aktuális képed arról, milyen állapotban van a karosszéria, az utastér, a gumik és a fontosabb felszerelések.
Különösen érdemes rögzíteni a már meglévő sérüléseket. Ha például van egy kisebb karc a jobb első lökhárítón vagy egy sérülés az egyik felnin, az szerepeljen a rendszerben és lehetőleg legyen róla jól látható fénykép. Így a következő bérlő nem fogja azt hinni, hogy neki kell bizonyítania, hogy nem ő okozta.
A már ismert hibák dokumentálása legalább olyan fontos, mint az új sérülések keresése.
Milyen fényképeket készítsen a bérlő átvételkor?
A legjobb megoldás az, ha a bérlő nem szabadon döntheti el, mit fotóz le, hanem a check-in folyamat lépésről lépésre végigvezeti rajta.
Érdemes legalább az autó négy sarkáról olyan képeket kérni, amelyekből jól látható a jármű teljes oldala és az első vagy hátsó rész. Ezen kívül hasznos lehet külön fotó az első és hátsó lökhárítóról, a felnikről, a szélvédőről és az utastérről is.
A képeknek nem művészinek kell lenniük. Sokkal fontosabb, hogy világosak, élesek és összehasonlíthatók legyenek a későbbi check-out képekkel.
Ha mindig ugyanazokat a nézeteket kéred, a visszaadáskor sokkal egyszerűbb észrevenni, ha valami megváltozott.
Check-in: ne csak az autó külsejét nézd
A bérlés elején a külső állapot mellett érdemes rögzíteni a kilométeróra állását és az üzemanyagszintet is. Ezek tipikusan olyan adatok, amelyeknél egy néhány nappal későbbi vita könnyen elkerülhető lenne egyetlen jól elkészített fotóval.
A műszerfalról készült kép lehetőleg egyszerre mutassa a kilométeróra-állást és az üzemanyagszintet. Ha az autó figyelmeztető lámpát jelez, az is láthatóvá válik. Ezzel egyetlen fotó több fontos adatot is dokumentál.
A check-in során tehát érdemes rögzíteni az autó külső és belső állapotát, a kilométeróra-állást, az üzemanyagszintet, valamint minden olyan meglévő sérülést, amely később kérdésessé válhatna.
Check-out: ugyanazokat rögzítsd újra
A visszaadásnál az egyik legfontosabb szabály, hogy lehetőleg ugyanazokat az adatokat és képeket kérd, mint az átvételnél.
Ha az induláskor van fotó a jobb első sarokról, legyen a visszaadáskor is. Ha dokumentáltad a kilométerórát és a tankot, tedd meg ugyanezt a végén is.
Ez azért fontos, mert a dokumentáció értéke az összehasonlíthatóságban van. Egy check-in kép önmagában sokszor kevés. Az igazán hasznos bizonyíték az, amikor ugyanarról a részről van egy előtte és egy utána állapotod.
Egy digitális rendszerben ezek akár automatikusan ugyanahhoz a bérléshez rendelhetők, így hónapokkal később is visszakereshető, milyen állapotban volt az autó egy konkrét foglalás elején és végén.
Miért jobb a digitális dokumentálás?
Papíron is lehet állapotlapot vezetni, de a digitális dokumentációnak több előnye van. A fényképek időponthoz és konkrét bérléshez kapcsolhatók, nem vesznek el egy kesztyűtartóban, és később egyszerűen visszakereshetők.
Ez különösen akkor válik fontossá, amikor több autót vagy sok bérlést kezelsz. Néhány hónap után senki nem fog emlékezni arra, hogy a bal hátsó felni sérülése pontosan melyik bérlés előtt jelent meg.
A digitális állapotfelmérés memóriát épít az autó köré.
Ez a Qber logikájában is fontos elem: a check-in és a check-out nem egy kipipálandó adminisztrációs feladat, hanem a bérlés digitális történetének része. A cél az, hogy az autó állapota minden foglalásnál visszakövethető legyen anélkül, hogy a tulajdonosnak személyesen jelen kellene lennie.
Az üzemanyagszint dokumentálása sok vitát megelőz
A tele tankkal átadott és tele tankkal visszakért autó egyszerű rendszer, de a gyakorlatban még itt is előfordulhatnak félreértések. Az egyik fél szerint tele volt, a másik szerint egy kicsit már hiányzott belőle.
Ezért érdemes az üzemanyagszintet minden bérlés elején és végén lefotózni. Ha a műszerfalon jól látható a mutató vagy a digitális kijelzés, később nem emlékezetből kell eldönteni, mi történt.
Persze néhány százalékos eltérésből nem érdemes konfliktust csinálni, de egy jelentősebb üzemanyaghiánynál a fotó egyértelmű alapot ad az elszámoláshoz.
A kilométeróra nem csak a kilométerlimit miatt fontos
A kilométeróra-állást akkor is érdemes minden bérlésnél rögzíteni, ha nincs kilométerlimited. Egyrészt pontosan látod, mennyit futott az autó az adott foglalás során, másrészt hosszabb távon sokkal könnyebben tervezheted a szervizelést.
Olajcsere, vezérlés, gumi vagy más karbantartási periódus esetén fontos tudnod, milyen tempóban kerül kilométer az autóba. Ha pedig van napi vagy teljes bérlési kilométerkeret, akkor természetesen az induló és érkező óraállás alapján lehet korrekt módon elszámolni az esetleges túlfutást.
Egyetlen kilométeróra-fotó egyszerre védelmi, elszámolási és karbantartási adat.
A dokumentáció a bérlőt is védi
Fontos, hogy ezt ne úgy kommunikáld, mintha minden bérlőt potenciális károkozónak tekintenél. A pontos dokumentáció ugyanúgy az ő érdeke is.
Ha az átvételkor lefotózza az autó meglévő sérüléseit, később nem lehet ráterhelni egy olyan karcot, amely már korábban is ott volt. Ha az üzemanyagszint és a kilométeróra rögzítve van, mindkét fél ugyanabból az adatból dolgozik.
Ezért a jól kialakított check-in valójában bizalmat épít, mert mindenki előre látja, hogyan történik az elszámolás.
Ne kérj húsz felesleges képet
A dokumentálásnál is könnyű túlzásba esni. Ha a bérlőnek minden alkalommal harminc fotót kell készítenie, hamar úgy fogja érezni, hogy az egész folyamat túl bonyolult.
Érdemes megtalálni azt a minimumot, amely már megfelelően dokumentálja az autót, de még néhány perc alatt elvégezhető. A jó check-in részletes, de nem fárasztó.
Néhány jól meghatározott külső kép, egy-két belső fotó, kilométeróra, üzemanyagszint és a meglévő vagy új sérülések külön rögzítése általában sokkal többet ér, mint rengeteg rosszul elkészített kép.
A jó check-in és check-out szinte észrevétlenül működik
Az állapot dokumentálása nem az autóbérlés legizgalmasabb része, de az egyik legfontosabb háttérfolyamat. Ha jól van kialakítva, a bérlő néhány perc alatt végigmegy rajta, te pedig később pontosan vissza tudod keresni, milyen állapotban volt az autó.
A Qbernél ennek az a célja, hogy a személyes körbejárás és papíralapú állapotlap nélkül is legyen egy egységes, digitális bizonyíték minden bérlés elejéről és végéről.
Így egy későbbi kérdésnél nem arra kell hagyatkozni, hogy ki mire emlékszik.
Egyszerűen vissza lehet nézni, mi volt dokumentálva.
